Conciliazione vita-lavoro e smart working in Koinè

Da sempre attenta alle condizioni di lavoro dei sui 400 soci Koinè vuole  promuovere condizioni di lavoro migliorative per favorire la conciliazione dei tempi vita- lavoro con una serie di misure quali:

• possibilità di rimanere in aspettativa di maternità facoltativa secondo i bisogni individuali
• possibilità di usufruire del part-time per un anno dopo il rientro dalla maternità
• flessibilità in entrata e in uscita per tutto il personale che non lavora su turni
• telelavoro:  fin dal 2008 possibilità di alternare giornate di lavoro in ufficio, con periodi di lavoro a casa, fornendo la strumentazione tecnologica necessaria.

Dal 2017 Koinè ha avviato la digitalizzazione di alcuni processi di lavoro, con l’inserimento in organico di una risorsa ICT e di una risorsa dedicata alla comunicazione,  risorse che hanno portato importanti innovazioni nel lavoro della cooperativa attraverso:

• Attivazione Office 365 e trasferimento in cloud dei dati del server della sede
• Dotazione di strumenti tecnologici nei servizi quali pc portatili, tablet
• Implementazione della comunicazione digitale e social con l’apertura della pagina FB di cooperativa affiancata da 12 pagine Facebook e 2 profili Instagram dedicati ad alcuni servizi e progetti, creazion del  canale YouTube  e del profilo Linkedin
• Avvio sperimentazione app Kindertap in 14 asili nido per la digitalizzazione dei processi,  gestione digitale e automatica delle anagrafiche, delle presenze del personale,  della fatturazione e della modulistica degli iscritti ai servizi; informazione in diretta ai genitori sulla vita al nido, con comunicazioni dedicate e diario giornaliero del bambino, documentazione delle proposte di gioco immediatamente fruibile dai genitori

LAVORO DA CASA

A seguito della diffusione del Covid-19 e delle conseguenti misure di contenimento disposte dai DPCM Koinè, come molte altre realtà, ha dovuto, da un giorno con l’altro, sospendere la maggior parte dei servizi, in particolare gli asili nido e i centri per l’infanzia e le attività di educazione ambientale nelle scuole e nei parchi e una parte delle attività per i minori. Questo ha portato ripercussioni dirette sul  lavoro di oltre 300 soci.

Dal 9 marzo ha dovuto chiudere anche la sede, orientando i 25 lavoratori che ne fanno parte a lavorare da casa. Abbiamo perfezionato la procedura di smart working secondo le linee guida del DCPM dell’8 marzo 2020 in modo da garantire la  tutela lavorativa dal punto di vista infortunistico.

• Gli strumenti tecnologici e digitali implementati negli ultimi anni e le diverse piattaforme attivate per l’occorrenza, come Teams 365 e Zoom,   hanno permesso di riorganizzarci in tempi brevi e di poter continuare a lavorare a distanza.
• Le direzioni tecniche insieme ai coordinatori hanno lavorato con le amministrazioni comunali per riprogettare i servizi. Il desiderio di stare vicini alle persone anche se distanti, di dialogare, di collaborare e fare rete, ha rafforzato molto la comunicazione che si è fatta ancor più digitale di prima. La relazione con le famiglie, con i bambini e con i ragazzi è stata mantenuta e curata a distanza attraverso videochiamate, la creazione e diffusione di video e suggerimenti per attività da fare a casa, letture, challenge fotografiche, thè con le mamme, incontri di confronto.

• Il centro consulenze Astrolabio si è riorganizzato per fornire consulenze psicologiche online
• Un gruppo di lavoro intersettoriale ha riprogettato i campus estivi, nel rispetto delle nuove linee guida.
• L’area sviluppo ha proseguito il suo lavoro di ricerca e progettazione partecipando a bandi di gara e a bandi di Fondazioni, ha mantenuto i contatti con tutti gli stakeholder territoriali, ha co-progettato nuove attività in risposta ai bisogni emergenti.  E’ online dall’8 giugno la piattaforma Insiemewelfare dei servizi per i cittadini, realizzata dal Gruppo Cooperativo CGM e Moving in collaborazione con altre tre cooperative
• Si è avviata la nuova Campagna di raccolta fondi attraverso il 5×1000 organizzata e gestita esclusivamente online
• Si è predisposta la riapertura in sicurezza della sede, dal 6 luglio, nel rispetto di tutti i protocolli definiti con il Responsabile Sicurezza, riorganizzando le presenze in base agli spazi disponibili e ai bisogni dei lavoratori, raccolti attraverso un sondaggio.

In questo periodo abbiamo toccato con mano le opportunità e i rischi del lavorare da casa, abbiamo sperimentato strumenti che ci hanno permesso comunque di collaborare, abbiamo constatato che è possibile lavorare anche in un luogo diverso dal proprio ufficio. Apriremo spazi di riflessione affinchè l’esperienza vissuta per necessità possa essere valorizzata nei suoi punti di forza. Immaginiamo un rientro ad una nuova normalità, dove il «vecchio» modo di lavorare sia rinnovato ed integrato con i nuovi apprendimenti acquisiti in questi mesi.

Abbiamo attivato anche un percorso di accompagnamento al rientro al lavoro degli operatori, condotto dalle psicologhe di Astrolabio. In questo momento di forte crisi (sanitaria, economica, psichica) riteniamo fondamentale pensare ad un accompagnamento a chi, avendo vissuto in prima persona l’evento pandemico (con fatiche, ansia e perdite), inizia ora a ripensare al suo rientro ad un lavoro prezioso e delicato come quello dell’educatore, a tutela del suo benessere e, a cascata, della comunità.

PROSSIMO PASSO: SMART WORKING

Le dimensioni raggiunte, in termini di fatturato e di lavoratori, posizionano Koinè tra le medie-grandi imprese. Come tali siamo costantemente chiamati ad innovare il modello organizzativo e i processi di lavoro per garantire sostenibilità e futuro alla nostra cooperativa.

Il Consiglio di Amministrazione, lo scorso anno, nella definizione degli obiettivi strategici ha inserito nel piano d’impresa triennale l’attivazione dello Smart Working, quale leva di innovazione e sviluppo.
L’interesse allo Smart Working è nato nel 2015, durante la partecipazione al Salone CSR in Bocconi. Ne è seguita una roadmap di presentazione dello Smart Working in Koinè, da parte della società conosciuta al Salone. I tempi però non erano maturi per proseguire in questa direzione.  A dicembre 2019 abbiamo colto l’opportunità del Bando #Conciliamo per presentare al Dipartimento per le politiche della famiglia un progetto, tuttora in valutazione, completo e strutturato, che prevede tra le varie azioni anche un percorso di introduzione dello Smart Working.

Gli obiettivi del progetto sono:

• accompagnare la nostra organizzazione in un percorso di cambiamento culturale, orientato alla fiducia e all’autonomia, facendo leva sulle specificità del contesto e mettendo al centro gli obiettivi strategici;
• coinvolgere in modo graduale i potenziali beneficiari dello Smart Working (personale di sede, coordinatori, team di progetti complessi e a cascata tutti i soci);
• infondere un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare, attraverso il lavoro per obiettivi e lo stile di leadership;
• innovare gli strumenti tecnologici;
• ripensare agli spazi in funzione delle attività e dei risultati da raggiungere.

BENEFICI

• maggior interconnessioni tra i processi e i lavoratori, dislocati in sedi diverse e distanti tra loro, con conseguente riduzione di dispersioni e inefficienze;
• maggior capacità di attrarre e mantenere i talenti, con conseguente riduzione dei tempi e relativi costi di selezione, formazione, inserimento;
• miglioramento della motivazione e della soddisfazione, con conseguente riduzione del turnover e dell’assenteismo;
• maggiore responsabilizzazione sui risultati, con conseguente raggiungimento degli obiettivi e miglioramento della produttività;
• maggior bilanciamento nella conciliazione vita-lavoro, con conseguente riduzione dei tempi e dei costi per gli spostamenti, con un impatto positivo anche sull’ambiente;
• contenimento dei costi per la sede e utilizzo diverso degli spazi.

(testo a cura di Simona Rota – Koinè coop. sociale presentato al convegno Sodalitas QUALE SMART WORKING PER IL TERZO SETTORE? Mercoledì 24 giugno 2020)